Il GDPR (General Data Protection Regulation) richiede che le aziende dispongano di una base giuridica per il trattamento dei dati. Una di queste è il consenso, che secondo il GDPR deve essere libero, informato, specifico e revocabile. Ciò significa che il meccanismo di acquisizione del consenso deve essere inequivocabile e comportare una chiara azione positiva.

È un obbligo di legge adeguare i tuoi form al GDPR – indipendentemente dal numero di utenti: devi conservare una prova del consenso. In altre parole, per poter dimostrare che il consenso è stato raccolto in linea con la normativa, devi essere in grado di recuperare queste informazioni.

Secondo le normative UE sulla gestione dei dati e della privacy, quando un utente rilascia un consenso, ad esempio nel caso in cui sottoscrive una newsletter, il sito web deve registrare e memorizzare tale consenso, così da non incorrere nel rischio di violazioni nell’erogazione del servizio (nel nostro esempio, l’invio della mail).

Nel registro dei consensi sono contenute le informazioni relative al consenso dell’utente e le relative condizioni di privacy sottoscritte con il sito web. Tra le informazioni archiviate tramite il registro (e rilasciate dall’utente tramite la compilazione e accettazione del modulo di un form di iscrizione o di registrazione) vi sono lo User ID, ovvero l’identificativo del singolo utente, una copia con marca temporale del form, l’informativa sulla privacy e altri eventuali documenti rilevanti, come i Termini e Condizioni di servizio.

Il registro dei consensi in pratica è un database in cui sono registrati i consensi di tutti gli utenti, con le relative informazioni necessarie alla registrazione del consenso (indirizzo IP, copia del form, ecc.). Una volta immagazzinati, i documenti non possono essere modificati in alcun modo: ciò assicura la massima sicurezza per gli utenti e per il responsabile del sito

PERCHÉ È IMPORTANTE
Adeguarsi al GDPR viene visto il più delle volte come un’incombenza e non come un’opportunità!
Vediamo allora quali vantaggi può apportare all’organizzazione il fatto di adeguarsi al GDPR.

Anche in questo caso, rispondere alle domande di cui sopra non aiuta solo ad essere in linea con il regolamento europeo 2016/679 e magari a farci evitare le sanzioni. È determinante anche per migliorare la nostra organizzazione e, cosa non da poco, consente anche ottimizzare i costi indirizzando le energie verso ciò che è davvero importante. Infine, un ulteriore vantaggio è quello di seguire il flusso delle informazioni che ti aiuterà ad organizzare meglio il lavoro. Rispondere alle semplici domande di un data protection officer ti aiuterà anche a risalire lungo tutto il processo organizzativo e, di conseguenza, a migliorarlo.